発注者はより良い事業パートナーを選ぶために、特に大きなプロジェクトではプロポーザルを実施することが多い。そこで第一に勝負を分けるのは、提案書の出来栄えだ。

当社もプロジェクトを受注する際は提案書を作成する。その一方、コンストラクションマネジャーとして発注者側のプロポーザル実施を支援する立場で、提案書を審査することもある。発注者は何を重視し、提案書はどう選ばれているのか。提案書を作成する立場と、審査する立場の両面から見たポイントを解説しよう。

プロポーザルでは公正を期すために、書類を通じたコミュニケーションが中心となる。限られた情報でいかに相手の心に響く提案をできるかが重要だ。発注者のニーズを的確につかむには、どうすればよいだろう。

要項の内容を見極める

まず大前提は、要項書を読み込むことだ。そこには発注者の経営戦略や抱えている課題が盛り込まれている。いわば事業を一緒に進めるパートナーを選ぶための、縁談の釣り書きのようなものだ。細部まで読み込んで、相手の隠された思いや潜在的な事業の可能性まですくい上げ、提案へと反映できれば、発注者の心を動かすに違いない。

要項書には守るべき部分と、自由な提案を求める部分があらかじめ決められていることが多い。そのルールに違反した提案は、どんなに良い内容でも公正な評価ができなくなる。　例えばビルのエレベーターが9台必要と明記されているのに、8台でも同じ運搬能力があるからと、1台減らす提案をしたとする。だがその1 台は、要項上では明らかにできない資材のサービス動線として盛り込まれたものかもしれない。運搬効率だけが前提条件であれば、出勤時の平均運転間隔を条件にするなど違う書き方をするはずだからだ。

設計者が独自の判断や一般論で前提条件を変えてしまうと、審査の際に横並びでの評価が不可能になる。発注者ニーズの無視と見なされ、信頼を損ねることにもつながりかねない〔図1〕。