他者の動きをイメージするとTODOリストは進化する

部内であれ課内であれ、チームで動きながら自分の担当の仕事をこなすというのが、会社の一般的な形態です。

たとえば、コウタくんが任された資料作成では、専門家にヒアリングしたり、調べ物をしたりする必要があり、完成時期が迫っているなら、手分けしてなんとか完成にこぎつけようと考えるのがフツーです。おそらく、最終的に書類が完成しても上司のチェックがあって、その対応処理も見込んだほうがいいでしょう。

コウタくんは駆け出しの新人ですから、もっと周りの先輩たちに助けを求めることができる立場。彼らの力を借りながらよりスピーディに仕事を進めるという選択肢もあるでしょう。

そのためには、TODOリストに先輩たちとのやりとりも加えると、だんだんリストの精度が高くなる。コウタくんはリストに、「○○さんに話を聞く」「△△さんに情報を集めてもらう」といった行動を入れていくことで、周りが見えるようになります。

ただし、○○さんに話を聞くにはアポ取りが必要で、いつ話を聞けるかは未確定。また、情報入手までの△△さんの作業時間もどれだけかかるかはっきりしません。そこがクリアしないとまだ書類作成に取りかかるのは難しいはずです。なぜなら、すべての要素が段取りとなって結びついているからです。

すると、新しいTODOリストは他者の行動が含まれると同時に、他者とのやりとりを行うタイミングも含まれる必要がある。私はそれを「段取りTODOリスト」と呼んでいます。

めんどくさいなと思われるでしょうが、そんな大げさなリストをつくる必要はありません。仕事のパフォーマンスは、他者とのやりとりをイメージしたTODOをつくることだけで、飛躍的に向上します。

段取りを想定し、事態の成り行きをイメージできていれば、仕事は想定どおりに進むようになります。そこまでイメージしてもゴールが見えない場合には、上司に早めにSOSを出せます。成り行きで失敗してしまう人より、きちんと結果のシミュレートできる人の方が、上司は安心して仕事を任せられます。